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(一)賬戶對應關系
從以上舉例可以看出,運用借貸記賬法根據“有借必有貸、借貸必相等”的記賬規則登記每項業務時,在有關賬戶之間就會發生應借、應貸的相互關系。賬戶之間的這種關系,稱為賬戶的對應關系。發生對應關系的賬戶,稱為對應賬戶。例如,以50000元償還銀行短期借款。對這項經濟業務,應記入“短期借款”賬戶借方50000元和“銀行存款”賬戶貸方50000元。這項經濟業務使“短期借款”和“銀行存款”這兩個賬戶發生了應借、應貸的相互關系,這兩個賬戶就叫做對應賬戶。
賬戶對應關系很重要,具有以下兩點作用:
(1)通過賬戶的對應關系,可以了解經濟業務的內容。例如,記入“銀行存款”賬戶借方200000元和“短期借款”賬戶貸方200000元。通過這兩個賬戶的對應關系,可以了解到,銀行存款(資產項目)的增加,是由于短期借款(負債項目)的增加,也就是通過向銀行取得短期借款,而使銀行存款增加了200000元,短期借款增加了200000元。
(2)通過賬戶的對應關系,可以發現,賬戶中所記錄的經濟業務是否符合有關經濟法規和。例如,記入“”賬戶借方50000元和“現金”賬戶貸方50000元。這兩個賬戶的對應關系表明是以50000元,償還前欠外單位貨款。對這項經濟業務所作的會計處理并無,但這項經濟業務卻違反了國家現金管理制度的規定。因為償付大額的貨款,必須通過銀行辦理轉賬結算,不得直接用現金支付。
(二)會計分錄
企業發生的每筆會計事項,都應該獲得相應的原始憑證作為記錄的依據。會計人員根據審核無誤的原始憑證所記載的經濟業務內容進行分析,按照借貸記賬法的記賬規則,在相應的賬戶內進行會計記錄。在記賬工作中,上面所講的應借賬戶、應貸賬戶及其金額不是直接記入賬戶的,因為直接記入賬戶容易發生差錯,而且借方賬戶和貸方賬戶的對應關系也反映不出來。按照賬務處理程序,在賬戶中記錄任何一項經濟業務,都必須以記賬憑證為依據。為了保證賬戶記錄的正確性,在將經濟業務記入賬戶之前,應當先根據經濟業務所涉及的賬戶及其應記的借貸方向和金額,會計分錄。
所謂會計分錄,就是在記賬憑證中指明某項經濟業務應登記的賬戶名稱、記賬的借貸方向和金額的一種記錄。
會計分錄的書寫形式習慣上將應借賬戶排列在上,應貸賬戶排列在下,并向右縮進,說明它們是對應賬戶并保持平衡關系。
編制會計分錄,一般經過以下步驟:
(1)首先分析經濟業務的內容涉及哪些對應賬戶,確定該項經濟業務應記入的對應賬戶名稱及賬戶性質。
(2)根據該項經濟業務引起的會計要素的增減變化和借貸記賬法的賬戶結構,確定對應賬戶的記賬方向(記借方還是記貸方)。
(3)根據會計要素增減變化的數量確定對應賬戶應登記的金額。
(4)根據借貸記賬法“有借必有貸,借貸必相等”的記賬規則,檢查會計分錄借貸是否平衡,有無差錯。
編制會計分錄是工作的基礎環節,是會計循環的第一個步驟,也是最基本、最重要的一個環節,它的正確與否直接影響會計循環的其他環節,且影響最后提供的會計信息的質量。因此,務必認真做好,因為會計分錄是登記賬戶的依據,如果分錄編制,會導致賬戶登記的。所以,會計分錄編制完畢應認真檢查,核對賬戶對應關系是否正確合理,借貸方金額是否相等。
【例3-2】現仍以【例3-1】中所舉例的四項經濟業務為例,說明會計分錄的編制方法。
以上所舉的會計分錄都是以一個賬戶的借方與另一個賬戶的貸方相對應組成的,這種只涉及兩個賬戶的會計分錄,稱為“簡單會計分錄”。有些會計分錄是以一個賬戶的借方與另外幾個賬戶的貸方,或者以一個賬戶的貸方與另外幾個賬戶的借方相對應組成的,這種涉及兩個以上賬戶的會計分錄,稱為“復合會計分錄”。下面接著舉兩項經濟業務為例,說明復合會計分錄的編制方法。
(5)購入機器一臺,價款100000元,其中80000元以銀行存款支付,余下的20000元暫欠供貨單位。
上例即是一個復合會計分錄。它是由一個借方賬戶與兩個貸方賬戶相對應組成的。復合會計分錄實際上是由若干簡單會計分錄組成的。如上例復合會計分錄是由以下兩個簡單會計分錄合并組成的:
通過比較可以看出編制復合會計分錄,既可以集中反映某項經濟業務的全面情況,又可以簡化記賬工作,提高會計工作效率。
(6)企業收到某投資人以銀行存款60000元、機器設備40000元對企業進行的投資。
在記賬以前,及時準確地編制會計分錄,可以保證賬戶記錄的準確性,并便于日后查考。在借貸記賬法下,可以編制“一借多貸”或“多借一貸”的會計分錄,盡量避免編制多借多貸的會計分錄,因為多借多貸,會計分錄不能體現賬戶之間的對應關系,但在經濟業務確實需要時,也可以編制“多借多貸”的會計分錄,以簡化核算手續。