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在手工核算中，當某項經濟業務需要減少時，我們可以根據借貸記賬法的核算規則，作出與費用相反的核算分錄，如：收到黎明同志退回的差旅費，以50元計現金，在作出現金收入的同時，減少管理費用。我們可以制作如下的分錄：
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借方：現金50
貸：管理費用——差旅費50
這樣現金增加了，原來的多欄費用減少了。這個會計分錄是正確的。但實行會計電算化后，分錄很難自動從報表中調取數據，因為費用報表是根據借方金額調取的，費用核銷分錄是從貸方調取應核銷的數據，并沒有減少費用的借方金額，所以從報表中自動生成的數字大于實際支出。
為了解決從報表中提取數據的問題，分錄，這類業務的會計師有兩種方法(如上例所示):
一種方法是：用紅字沖銷費用，同時用紅字沖銷現金費用，即：
借：管理費用——差旅費50
信用：現金50
這種核算方式雖然滿足了報表的自動生成和檢索，但是現金收入用紅字反映在出借人身上，很難理解和接受。在實際工作中，少數單位采用這種核算方法。
另一種方法是：在借方用紅色記下費用，用藍色記下增加的現金，即：
借：管理費用——差旅費50
信用：現金50
之所以這樣說，是因為待沖減的費用金額在借方以紅色反映，既符合會計原理中“管理費用”的定義和解釋(借方反映費用金額，貸方反映結轉的費用金額)，又符合報表自動生成和檢索的要求，隨著借方增加收到現金，既符合會計原理中對“現金”的解釋，也符合人們的習慣。但這違反了借貸記賬法的規定。在實際工作中，大多數單位都采用這種核算方法。
兩種方法相比，后一種方法優于前一種，尤其是在登記賬簿時，更合理，更容易理解。我傾向于選擇后一種方法。
類似的收入賬戶分錄的核銷可參照上述辦法辦理。